Śląski Okręg Szkoleniowy – subregion zachodni

W procesie rekrutacji prosimy o składanie dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym (np. zaufanym lub kwalifikowanym). Rozumiemy, że musisz jednocześnie zabezpieczyć swoje dane osobowe (RODO) podczas przesyłania ich mailem.

Aby jednak Twój podpis elektroniczny mógł zostać przez nas poprawnie zweryfikowany, a Twoje zgłoszenie nie zostało odrzucone z przyczyn formalnych, musisz zachować odpowiednią kolejność działań.

Zapoznaj się z poniższymi zasadami.

Czego nie należy robić? (Błędy unieważniające podpis)

Stosowanie poniższych metod powoduje, że Twój podpis staje się niemożliwy do weryfikacji i formalnie nieważny.

1. Łączenie plików PDF po ich podpisaniu

Nigdy nie łącz kilku podpisanych już plików PDF w jeden dokument (np. za pomocą funkcji „Połącz pliki” / „Combine files” w programach typu Adobe Acrobat).

• Dlaczego? Operacja łączenia plików tworzy de facto zupełnie nowy dokument. Ten proces niszczy integralność kryptograficzną oryginalnych podpisów. Dla systemów weryfikujących połączony plik jest dokumentem nowym i niepodpisanym.

2. Szyfrowanie (zabezpieczanie hasłem) pliku PDF po jego podpisaniu

Nigdy nie nakładaj hasła na sam plik PDF (np. przez opcję „Zabezpiecz hasłem” / „Protect with password”), który został już podpisany elektronicznie.

• Dlaczego? Podobnie jak przy łączeniu, szyfrowanie pliku PDF zmienia jego strukturę. Systemy walidacyjne nie są w stanie uzyskać dostępu do treści i metadanych podpisu w zaszyfrowanym pliku, co skutkuje wynikiem weryfikacji: „nieważny” lub „błąd”.

Jak poprawnie przygotować i zabezpieczyć dokumenty?

Stosowanie poniższych metod jest bezpieczne, poprawne i gwarantuje, że Twój podpis zostanie zweryfikowany pomyślnie.

Metoda 1: Jeśli wysyłasz jeden plik (np. kompletny formularz)

1. Upewnij się, że plik PDF jest finalny i kompletny.
2. Podpisz plik elektronicznie (np. podpisem zaufanym).
3. Nie rób już nic więcej z tym plikiem – nie łącz go z innymi, nie zabezpieczaj hasłem samego pliku PDF.
4. Jeśli chcesz zabezpieczyć plik na czas wysyłki, zastosuj Metodę 2.

Metoda 2: Jeśli wysyłasz wiele plików lub chcesz je zabezpieczyć hasłem (zalecane)

Jest to najlepszy i jedyny poprawny sposób na zabezpieczenie hasłem podpisanych dokumentów w celu ich wysyłki.

1. Przygotuj wszystkie pliki:
   • Jeśli musisz połączyć kilka dokumentów (np. formularz i załączniki) w jeden plik PDF, zrób to najpierw (gdy są jeszcze niepodpisane).
   • Dopiero ten finalny, połączony plik PDF podpisz elektronicznie.
2. Zbierz gotowe pliki: Umieść wszystkie podpisane (ale niezaszyfrowane!) pliki PDF w jednym folderze na komputerze.
3. Utwórz archiwum ZIP: Kliknij prawym przyciskiem myszy na ten folder i wybierz opcję „Dodaj do archiwum…”, „Wyślij do > Folder skompresowany (zip)” lub podobną (w zależności od programu, np. 7-Zip, WinRAR). Kompresuj „…” w systemie MacOS
4. Dodaj hasło do archiwum: W opcjach kompresji (najczęściej w formacie *.zip*) znajdź i użyj funkcji „Ustaw hasło” / „Zabezpiecz hasłem”.
5. Wyślij plik: Prześlij nam e-mailem ten jeden, zaszyfrowany plik *.zip*. Przekaż nam hasło innym kanałem (nie w tym samym mailu).

Klauzula informacyjna operatora

Klauzula informacyjna

W celu wykonania obowiązku nałożonego art. 13 i 14 RODO[1], w związku z art. 88 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027[2], informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Administrator

Administratorem Państwa danych jest:

1. Wektor Consulting sp. z o.o., Mickiewicza 29, 40-⁠085 Katowice

1. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 (FE SL 2021-2027), w szczególności w celu rekrutacji, określania kwalifikowalności uczestników projektu, zawarcia, wykonania i rozliczenia umowy, udzielania wsparcia, monitorowania, sprawozdawczości, komunikacji, publikacji, ewaluacji, analiz, ekspertyz, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytów oraz do celów rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej danych dotyczących projektu, archiwizacji dokumentacji, prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych, wykrywania nieprawidłowości, nakładania korekt finansowych, odzyskiwania środków wypłaconych w związku z realizacją projektu, rozliczania finansowego projektu na etapie weryfikacji wniosków o płatność.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji wyżej wymienionego celu. Odmowa ich

podania jest równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań.

• Podstawa przetwarzania

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z tym, że:

1. Zobowiązuje nas do tego prawo (art. 6 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. g oraz art. 10[3] RODO)[4]:
   • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej, w szczególności art. 44, art. 69, art. 72-74, art. 76, art. 82,
   • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 21, z późn. zm.),
   • ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków

europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027, w szczególności art. 87-93,

• ustawa z 14 czerwca 1960 – Kodeks postępowania administracyjnego,
• ustawa z 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, w szczególności art. 207 – 210,
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
  i zakresu działania archiwów zakładowych.

1. Sposób pozyskiwania danych

Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których one dotyczą, albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację Programu, w tym w szczególności od wnioskodawców, beneficjentów, partnerów.

1. Dostęp do danych osobowych

Dostęp do Państwa danych osobowych mają pracownicy i współpracownicy administratora. Ponadto Państwa dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane:

1. podmiotom, którym zleciliśmy wykonywanie zadań w FE SL 2021-2027,
2. podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
3. organom Komisji Europejskiej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, prezesowi

zakładu ubezpieczeń społecznych,

1. podmiotom, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych, a także zapewnieniem łączności, dostawcom rozwiązań IT i operatorom telekomunikacyjnym.

1. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie II.

• Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO),
3. prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których

mowa w art. 17 ust. 3 RODO,

1. prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO),
2. prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy: w celu jej zawarcia lub realizacji (w myśl 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz
   w sposób zautomatyzowany[5],
3. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – w przypadku, gdy osoba uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Polsce.

• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

1. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

1. Kontakt z administratorem danych i Inspektorem Ochrony Danych

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Wektor Consulting sp. z o.o., prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w następujący sposób:

• pocztą tradycyjną (ul. Mickiewicza 29, 40-⁠085 Katowice),
• elektronicznie (adres e-mail: w.cichon@wektor.org.pl).

1. Informacje dodatkowe

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w programie są dostępne na stronie:

funduszeue.slaskie.pl

Klauzula informacyjna instytucji pośredniczącej

Klauzula informacyjna

W celu wykonania obowiązku nałożonego art. 13 i 14 RODO[6], w związku z art. 88 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027[7], informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Administrator

Odrębnym administratorem Państwa danych jest:

1. Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, Kościuszki 30, 40-⁠048 Katowice

1. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzać w związku z realizacją FE SL 2021-2027, w szczególności w celu monitorowania, sprawozdawczości, komunikacji, publikacji, ewaluacji, analiz, ekspertyz, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytów oraz do celów określania kwalifikowalności uczestników, rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej danych dotyczących projektu, archiwizacji dokumentacji, prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych, wykrywaniu nieprawidłowości, nakładaniu korekt finansowych, odzyskiwania środków wypłaconych w związku z realizacją projektu, rozliczania finansowego projektu na etapie weryfikacji wniosków o płatność.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji wyżej wymienionego celu. Odmowa ich

podania jest równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań.

• Podstawa przetwarzania

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z tym, że:

1. Zobowiązuje nas do tego prawo (art. 6 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. g oraz art. 10[8] RODO)[9]:
   1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej, w szczególności art. 44, art. 69, art. 72-74, art. 76, art. 82,
   2. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 21, z późn. zm.),

• ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków

europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027, w szczególności art. 87-93,

1. ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego,
2. ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 207 – 210 ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
3. Rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

1. Sposób pozyskiwania danych

Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których one dotyczą, albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację Programu, w tym w szczególności od wnioskodawców, beneficjentów, partnerów.

1. Dostęp do danych osobowych

Dostęp do Państwa danych osobowych mają pracownicy i współpracownicy administratora. Ponadto Państwa dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane:

1. podmiotom, którym zleciliśmy wykonywanie zadań w FE SL 2021-2027,
2. podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
3. organom Komisji Europejskiej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, prezesowi

zakładu ubezpieczeń społecznych,

1. podmiotom, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych, a także zapewnieniem łączności, dostawcom rozwiązań IT i operatorom telekomunikacyjnym.

1. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie II.

• Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO),
3. prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których

mowa w art. 17 ust. 3 RODO,

1. prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO),
2. prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy: w celu jej zawarcia lub realizacji (w myśl 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz w sposób zautomatyzowany[10],
3. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO) – w przypadku, gdy osoba uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Polsce.

• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

1. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

1. Kontakt z administratorem danych i Inspektorem Ochrony Danych

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w następujący sposób:

• pocztą tradycyjną (ul. Kościuszki 30, 40-⁠048 Katowice),
• elektronicznie (adres e-mail:iod@wup-katowice.pl).

1. Informacje dodatkowe

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w programie są dostępne na stronie:

funduszeue.slaskie.pl

[1]Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE. L 119 z 4 maja 2016 r., s.1-88).

[2]Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz.U. 2022 poz. 1079), zwana dalej „ustawą wdrożeniową”.

[3]Dotyczy wyłącznie projektów aktywizujących osoby odbywające karę pozbawienia wolności.

[4]Należy wskazać jeden lub kilka przepisów prawa – możliwe jest ich przywołanie w zakresie ograniczonym na potrzeby konkretnej klauzuli.

[5] Do automatyzacji procesu przetwarzania danych osobowych wystarczy, że dane te są zapisane na dysku komputera.

[6] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE. L 119 z 4 maja 2016 r., s.1-88).

[7] Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz.U. 2022 poz. 1079), zwana dalej „ustawą wdrożeniową”.

[8] Dotyczy wyłącznie projektów aktywizujących osoby odbywające karę pozbawienia wolności.

[9] Należy wskazać jeden lub kilka przepisów prawa – możliwe jest ich przywołanie w zakresie ograniczonym na potrzeby konkretnej klauzuli.

[10] Do automatyzacji procesu przetwarzania danych osobowych wystarczy, że dane te są zapisane na dysku komputera.