Południowe Centrum Kwalifikacji

W procesie rekrutacji prosimy o składanie dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym (np. zaufanym lub kwalifikowanym). Rozumiemy, że musisz jednocześnie zabezpieczyć swoje dane osobowe (RODO) podczas przesyłania ich mailem.

Aby jednak Twój podpis elektroniczny mógł zostać przez nas poprawnie zweryfikowany, a Twoje zgłoszenie nie zostało odrzucone z przyczyn formalnych, musisz zachować odpowiednią kolejność działań.

Zapoznaj się z poniższymi zasadami.

Czego nie należy robić? (Błędy unieważniające podpis)

Stosowanie poniższych metod powoduje, że Twój podpis staje się niemożliwy do weryfikacji i formalnie nieważny.

1. Łączenie plików PDF po ich podpisaniu

Nigdy nie łącz kilku podpisanych już plików PDF w jeden dokument (np. za pomocą funkcji „Połącz pliki” / „Combine files” w programach typu Adobe Acrobat).

• Dlaczego? Operacja łączenia plików tworzy de facto zupełnie nowy dokument. Ten proces niszczy integralność kryptograficzną oryginalnych podpisów. Dla systemów weryfikujących połączony plik jest dokumentem nowym i niepodpisanym.

2. Szyfrowanie (zabezpieczanie hasłem) pliku PDF po jego podpisaniu

Nigdy nie nakładaj hasła na sam plik PDF (np. przez opcję „Zabezpiecz hasłem” / „Protect with password”), który został już podpisany elektronicznie.

• Dlaczego? Podobnie jak przy łączeniu, szyfrowanie pliku PDF zmienia jego strukturę. Systemy walidacyjne nie są w stanie uzyskać dostępu do treści i metadanych podpisu w zaszyfrowanym pliku, co skutkuje wynikiem weryfikacji: „nieważny” lub „błąd”.

Jak poprawnie przygotować i zabezpieczyć dokumenty?

Stosowanie poniższych metod jest bezpieczne, poprawne i gwarantuje, że Twój podpis zostanie zweryfikowany pomyślnie.

Metoda 1: Jeśli wysyłasz jeden plik (np. kompletny formularz)

1. Upewnij się, że plik PDF jest finalny i kompletny.
2. Podpisz plik elektronicznie (np. podpisem zaufanym).
3. Nie rób już nic więcej z tym plikiem – nie łącz go z innymi, nie zabezpieczaj hasłem samego pliku PDF.
4. Jeśli chcesz zabezpieczyć plik na czas wysyłki, zastosuj Metodę 2.

Metoda 2: Jeśli wysyłasz wiele plików lub chcesz je zabezpieczyć hasłem (zalecane)

Jest to najlepszy i jedyny poprawny sposób na zabezpieczenie hasłem podpisanych dokumentów w celu ich wysyłki.

1. Przygotuj wszystkie pliki:
   • Jeśli musisz połączyć kilka dokumentów (np. formularz i załączniki) w jeden plik PDF, zrób to najpierw (gdy są jeszcze niepodpisane).
   • Dopiero ten finalny, połączony plik PDF podpisz elektronicznie.
2. Zbierz gotowe pliki: Umieść wszystkie podpisane (ale niezaszyfrowane!) pliki PDF w jednym folderze na komputerze.
3. Utwórz archiwum ZIP: Kliknij prawym przyciskiem myszy na ten folder i wybierz opcję „Dodaj do archiwum…”, „Wyślij do > Folder skompresowany (zip)” lub podobną (w zależności od programu, np. 7-Zip, WinRAR). Kompresuj „…” w systemie MacOS
4. Dodaj hasło do archiwum: W opcjach kompresji (najczęściej w formacie *.zip*) znajdź i użyj funkcji „Ustaw hasło” / „Zabezpiecz hasłem”.
5. Wyślij plik: Prześlij nam e-mailem ten jeden, zaszyfrowany plik *.zip*. Przekaż nam hasło innym kanałem (nie w tym samym mailu).